校机关各部、处、室，各学院、直属系，各直属单位，各附属医院（单位），产业集团，各有关科研机构：

    《中山大学二级单位行政印章使用管理实施细则》已经学校2020年第23次党委常委会（扩大）会议审议通过。现予以印发，请遵照执行。

 

                                                                                                                                                                                                                                                            中山大学

2020年11月17日

 

中山大学二级单位行政印章使用管理实施细则

 

第一章  总则

第一条  为规范学校二级单位行政印章的使用和管理，维护印章的权威性和严肃性，确保用印行为合规、有序、安全，根据《中山大学行政印章管理规定》等相关规定，制定本细则。

第二条  本细则适用于学校机关各部、处、室，各学院、直属系，各直属单位，产业集团等二级单位行政印章的使用管理。

第三条  校长办公室是学校行政印章的综合管理部门，统筹各二级单位行政印章的审批、刻制、启用、废止，指导、监督各二级单位行政印章的使用管理工作。

 

第二章  印章种类及刻制

第四条  二级单位行政印章，具体包括：

（一）标识单位全称的行政印章（以下简称“二级单位公章”）；

（二）主要行政负责人的签名章，包括各业务主管部门的正职负责人，各学院院长、直属系主任等用于单位公务的签名印章；

（三）本单位业务专用章，包括教务工作、学生工作、档案工作等专用章；

（四）其他因特殊工作需要并经学校同意保留或配备的行政印章。

第五条  二级单位公章由校长办公室根据学校机构设置决定的相关文件负责刻制。公章因多校区（园）管理需要复刻的，或因破损、遗失等原因需重新刻制的，经二级单位申请、校长办公室审核，报分管校领导审批同意后，由校长办公室负责刻制。

第六条  二级单位主要行政负责人签名章，经其本人授权同意后，由所在单位负责刻制。

二级单位其他行政负责人一般不刻制签名章，如确有必要需要刻制的，报所在单位主要负责人同意后，由所在单位负责刻制。

第七条  二级单位下设或内设机构不刻制印章。对上级文件或上级主管部门要求设置的下设或内设处级机构需配备印章的，经二级单位申请、校长办公室审核，报分管校领导审批同意后，由校长办公室负责刻制。

第八条  各业务主管部门因工作需要，确需刻制本单位业务专用章的，由本单位审批后刻制。学院、直属系的本科生教务、研究生教务、学生工作业务专用章等由学校业务主管部门审批并办理刻制。  

第九条  二级单位行政印章的刻制样式、规格、颜色及启废等，应符合学校对相应印章管理规定的要求。各印章审批刻制单位应统一登记并及时按要求向校长办公室备案，不按规定刻制或备案的印章属无效印章。

 

第三章  使用范围

第十条  二级单位公章的使用范围包括：

（一）以二级单位的名义办理的校内公文，包括但不限于向学校报送的请示、报告，向校内业务主管部门报送的函、通知等，以及在校内、本单位内发布的文件等；

（二）以二级单位的名义签署的责任书、任务书等文件材料必须使用二级单位公章的；

（三）以二级单位的名义颁发的证书、聘书等；

（四）以二级单位的名义向学校业务主管部门申报或报送的，与单位的发展规划、学科建设、诉讼仲裁、审计、教学教务、科研、财经、人事、人才、学生管理、国际合作交流、基建、总务后勤、设施设备、实验、招投标、保卫消防安全、医疗保健、信息、图书档案等相关业务的数据或材料；

（五）经复刻的各枚二级单位公章，应在其获批刻制时指定的范围内使用；

（六）二级单位公章一般不可用于私人性质的证明材料。师生根据相关规定确需因私使用二级单位公章的，须逐级报经本单位主要行政负责人审批同意；

（七）因工作联系需要，以校长办公室名义向校外单位报送的文件和材料；

（八）依照上级文件、上级部门要求或经学校同意，需要对外使用二级单位公章为未配备印章的特定组织或单位代章的。

（九）依照上级文件、上级部门或其他校外单位相关规定或要求，必须使用二级单位公章的其他文件和材料。

除本条第七、八、九项的情形及其他经学校特别授权的事项外，二级单位公章不得对校外使用。

第十一条  重要的文件材料一般应由二级单位负责人亲笔签署。确需使用二级单位负责人签名章的，必须获得本人授权，其效力视同本人签名。其使用范围具体包括：

（一）以二级单位名义颁发且需二级单位主要行政负责人签名章的各类证书和聘书；

（二）由学校授权或要求二级单位主要行政负责人签署的合同、协议、意向书、委托书、责任书、任务书等文件；

（三）以二级单位主要行政负责人名义对外发出的信函；

（四）其他经二级单位主要行政负责人批准、在本单位各项工作事务范围内需加盖其签名章的文件和材料；

（五）除主持工作、二级单位未配备主要行政负责人、二级单位主要行政负责人授权同意等特殊情况外，二级单位其他行政负责人的签名章，一般仅用于过程性审核或证明的文件材料，不单独对本单位以外使用。

第十二条  二级单位业务专用章用于以特定学校业务或本单位业务名义开展的事项。所涉及的具体业务事项范围及审核、审批程序，由相关业务主管部门负责统筹明确。

第十三条  基于特定工作或业务的延续性或对口管理等考虑，根据上级文件或部门要求，并经学校批准保留或配备的原二级单位行政印章，其使用范围由学校批准确定。

 

第四章  使用程序

第十四条  二级单位行政印章使用审批程序：

（一）凡属二级单位重大决策、重要人事任免、重大项目安排和大额度资金运作（即“三重一大”）的事项，必须由部（处）长办公会、主任办公会或党政联席会等集体决策会议审议同意后，凭相应材料到单位办公室使用二级单位公章；

（二）各业务主管部门在其业务职能范围内需要使用二级单位公章的文件或材料，应当经分管负责人审核后报经主要行政负责人同意方可用印；需要使用本部门主要行政负责人签名章的，应当经其本人批准；

（三）对各业务主管部门在日常工作中长期存在的、需大量使用二级单位公章或主要行政负责人签名章的事项及相关材料，在报经主要行政负责人批准并授权后，可由分管负责人或办公室主任（行政主管）负责审批后用印；

（四）各学院、直属系需要使用二级单位公章的文件或材料，应当经院系分管负责人审核并报经主要行政负责人同意后方可用印；需要使用院系主要行政负责人签名章的，应当经其本人批准。对普通的日常性工作事项，经院系主要行政负责人同意，可授权分管负责人或办公室主任审批后用印；

（五）使用二级单位业务专用章时，应当根据相应业务主管部门确定的具体业务事项范围及审核、审批程序，结合本单位的具体工作要求和流程，经审核、审批后用印；

（六）对需要使用经批准保留或配备的行政印章的文件或材料，相关二级单位应当按照学校批准确定的范围和审批程序，报批后方可用印。

第十五条  建立行政印章申请使用及登记制度。各二级单位根据实际情况，制作符合需求的印信使用审批表及登记表，明确用印事由、用印材料、经办人、审核人、审批人、用印单位、用印日期等要素，做好审核、审批登记，确保用印手续齐全、过程规范、事后可查。

第十六条  各二级单位办公室负责对经本单位主要行政负责人审批同意或经授权审批同意的事项进行审查与用印，确保用印材料与审批材料的一致性、完整性。出现以下情况之一的，应当拒绝用印：

（一）未经规定程序审批或手续未按批准权限履行完毕的；

（二）用印内容不完整或与事实情况明显不符的；

（三）与本单位工作、业务主管工作或师生员工无直接关系的。

第十七条  各二级单位应当定期整理归纳本单位用印的工作事项及材料清单，发现有不规范或违规用印情况，应及时报告本单位主要行政负责人，即时落实整改。

第十八条  各二级单位应当根据本细则规定和自身业务的特点，细化并明确各类行政印章的审批与使用流程，制定相应的工作指引供相关用印申请人参照执行。

由学校授权业务主管部门使用与管理的校级特定业务公章或业务专用章，应按照《中山大学校级行政印章使用管理实施细则》的要求，由相关业务主管部门制定具体审批与使用流程，纳入本单位统一规范管理。

第十九条 涉密文件材料或在普通文件中涉密信息或声明处需使用二级单位公章的，申请人应当按照学校有关保密程序或要求处理。

 

第五章  保管与使用 

第二十条  二级单位行政印章应妥善保管，确保安全、规范，不得随意乱放、不得借用。未经二级单位主要行政负责人同意并派专人监印，不得携带出本单位以外使用。

印章不慎遗失时，应及时上报刻制单位及保卫部门，公告印章失效时间与事由，采取措施妥善处理。

第二十一条  二级单位公章实行专人统一保管。其中，各业务主管部门的行政公章由其综合处（科）室负责保管，具体人员由主要行政负责人指定；各学院、直属系的行政公章由其办公室主任负责保管。

第二十二条  二级单位主要行政负责人签名章由其指定综合处（科）室或办公室专人负责保管。其中，各学院院长、直属系主任与院系党组织书记的签名章由其办公室不同人员负责保管。

第二十三条  二级单位业务专用章由各单位指定综合处（科）室、办公室专人或相应业务主管（秘书）负责保管。

第二十四条  行政印章保管人无法履行保管职责或发生变动时，二级单位主要行政负责人应及时指定新的印章保管人，并督促完成交接手续并记录在案备查。

第二十五条  行政印章使用时，应摆放端正，用力均匀，确保印迹清晰、美观、标准。使用二级单位公章的文件中如有落款和日期，应在相应位置盖章，要求骑年盖月，上不压正文。页数较多的文件材料需加盖骑缝章的，应在相应的连接线上或纸页边沿再加盖前后相一致的印章。

第二十六条  行政印章使用过程中出现印迹扭曲、模糊等不规范的情况，原则上应另行制作材料，重新规范用印，并在原材料上已盖章处加盖“作废”印章，统一作销毁处理。

第二十七条  在复印件材料上使用行政印章时，用印申请单位应当在材料上注明“复印件与原件相符”，由经办人审核并签字。

第二十八条  需要密封的文件、信函等材料，行政印章应加盖于封口处。

第二十九条  行政印章要注意定期保养，及时清洗，确保印迹清晰，外观完整。行政印章磨损或老化严重导致无法正常使用的，应按学校相关规定向审批刻制单位申请重新刻制。

 

第六章  责任追究

第三十条  各二级单位主要行政负责人对本单位行政印章的管理负主要责任。有以下行为之一，给学校造成负面影响的，按照学校相关规定追究责任，涉嫌违法犯罪的，移交司法机关处理：

（一）未按本细则要求指定行政印章保管人；

（二）未按本细则要求建立规范的审批登记流程；

（三）未严格履行审批、审核职责；

（四）因授权不严、审察不明而导致行政印章滥用、错用；

（五）本单位行政印章管理混乱或保管失控；

（六）未按学校规定及本细则要求办理行政印章刻制及备案；

（七）其他严重违反学校行政印章管理使用规定的行为。

第三十一条  各业务主管部门综合处（科）室负责人、各院系办公室主任、具体审核人及各类印章具体保管人对本单位各类行政印章的具体管理负直接责任。各类行政印章的审核人与保管人应遵章守纪、秉公办事，严格执行审核、审批、登记等要求。有以下行为之一，给学校造成负面影响的，按照学校相关规定追究责任，涉嫌违法犯罪的，移交司法机关处理：

（一）未经规定审批程序擅自使用行政印章；

（二）未履行审核职责，导致实际用印内容与审批材料严重不符；

（三）使用行政印章但未履行登记手续或登记记录缺失；

（四）伪造或使用伪造行政印章；

（五）未按程序经审批同意并登记，在空白介绍信、单据、证件或纸张上使用行政印章；

（六）玩忽职守导致行政印章遗失或损坏；

（七）印章保管人变动时未履行交接手续或者登记信息不完备，造成较大滥用隐患；

（八）未按规定保管行政印章，导致有失控风险；

（九）其他严重违反学校行政印章管理使用规定的行为。

 

第七章  附则

第三十二条  现行的二级单位行政印章使用管理与本细则的规定不一致的，以本细则为准。

第三十三条  各附属医院的行政印章管理参照本细则执行，确有特殊情况的，可另行制定细则并报校长办公室备案。医院属地或行业管理对印章管理有特殊规定的，从其规定。

第三十四条  经学校批准成立且按程序刻制印章的校级科研机构、外单位与学校共建的非独立法人科研机构或挂靠管理机构，其印章使用与管理参照本细则执行。

第三十五条  学校所属的企业、社会团体等属于独立法人单位的印章由各相关单位根据国家法律法规相关规定刻制和管理。

第三十六条  本细则由校长办公室负责解释。

第三十七条  本细则经2020年第23次学校党委常委会（扩大）会议审议通过，自公布之日起实施。

 

 

 

中山大学校长办公室      主动公开        2020年11月18日印发