中山大学关于印发《中山大学全校性会议管理办法》的通知

校机关各部、处、室，各学院、直属系，各直属单位，各附属医院（单位），产业集团，各有关科研机构：

为进一步加强和规范全校性会议管理，力戒形式主义、官僚主义，修订后的《中山大学全校性会议管理办法》已经中国共产党中山大学委员会常务委员会（扩大）会议（2021年第33次）审议通过。现予印发，请遵照执行。

 

 

中山大学

2021年11月27日

中山大学全校性会议管理办法

 

第一章  总则

第一条  为进一步加强和规范学校会议管理，精简会议，改进会风，提高会议效率和质量，依照《中央和国家机关会议费管理办法》（财行〔2016〕214号）、《关于解决形式主义突出问题为基层减负的若干具体措施》（粤委办〔2019〕21号）、《中山大学贯彻落实中央八项规定精神及实施细则的实施办法》（中大党发〔2020〕6号）等有关文件精神，结合学校实际，制定本办法。

第二条  本办法所称全校性会议，是指为传达学习贯彻上级工作部署、研究讨论学校重大发展事项而召开的、要求全校二级单位负责人参加的会议（不含二级单位召开的工作例会）。

涉密类会议按照学校关于涉密活动保密管理等相关要求执行，不适用本办法。

第三条  全校性会议的管理单位为党委办公室和校长办公室。

 

第二章  会议分类和召开原则

第四条  全校性会议作如下分类：

一类会议是指以学校名义召开的，要求二级单位负责人参加的会议。

二类会议是指校机关各部、处、室，直属单位召开的，要求二级单位负责人参加的会议。

第五条  全校性会议必须按照精简高效、厉行节约的原则，严格控制会议数量、规模和会期，节约费用支出。注重会议质量，提高会议效率。

第六条  全校性会议必须综合考虑“三校区五校园”办学格局，按照便利就近原则安排会议地点和时间，充分利用电视电话、网络视频等形式召开会议，原则上不得要求参会人员跨校区参加会议。确因上级要求或其他特殊情况要求参会人员跨校区参会的，必须在履行会前审批程序时提供情况说明，经批准后方可召开。

 

第三章  年度报备和会前审批

第七条  各主办单位必须于每年10月前制定下一年度全校性会议计划，按照全校性会议分类执行报备程序：

一类会议的会议计划由党委办公室和校长办公室负责制定，经分管校领导批准后纳入学校全校性会议年度计划备案表。

二类会议的会议计划由作为主办单位的相关二级单位负责制定，经部门办公会审议通过后，按照程序报分管校领导审批，批准后提交党委办公室和校长办公室备案，纳入学校全校性会议年度计划备案表。

全校性会议年度计划备案表由党委办公室和校长办公室负责提请党委常委会审议，审议通过后原则上不得调整。党委办公室和校长办公室负责对报备结果进行台账管理和督办。会议报备结果在全校范围内公开，接受师生监督。未列入学校全校性会议年度计划的，原则上不得召开。

第八条  确需调整或临时增加的会议，按照计划外全校性会议审批程序报批后，向党委办公室和校长办公室备案。

第九条  全校性会议在召开前必须按照全校性会议分类执行审批程序：

一类会议由党委办公室和校长办公室负责制定会议工作方案，原则上提前10个工作日将会议工作方案按照程序报主要校领导审批。

二类会议由作为主办单位的相关二级单位负责制定会议工作方案，原则上提前10个工作日将会议工作方案按照程序报分管校领导审批。

第十条  确因工作需要临时召开的计划外全校性会议，主办单位原则上提前7个工作日将会议工作方案报分管校领导和主要校领导审批；特别重大的，应当提请党委常委会审议通过。年度计划外召开的全校性会议数量应当控制在学校全校性会议年度计划总量的20%以内。

第十一条  参会规模或社会影响力达到大型群众性活动标准的，按照学校关于大型群众性活动安全管理等相关要求履行审批程序。

第十二条  参会规模达到聚集性活动标准的，按照上级部门、属地政府和学校疫情防控和应急处置管理等相关工作要求，制定疫情防控工作方案和应急预案，并履行相关审批程序。

 

第四章  会议组织和管理

第十三条  一类会议的组织由党委办公室和校长办公室牵头负责、相关二级单位协办配合。二类会议的组织一般由作为主办单位的二级单位牵头负责、相关二级单位协办配合，校领导另有批示牵头单位的情况除外。党委办公室和校长办公室对二类会议的筹备与召开有指导、协调、督办职责。

第十四条  党委办公室和校长办公室负责印发全校性会议通知，单列发文字号管理。

第十五条  全校性会议主办单位负责拟定会议通知和会议议程、准备会议材料、规定着装要求、落实布置会场、组织会议报名、负责会议签到考勤、安排会议记录、草拟会议纪要、归档会议材料等。

第十六条  全校性会议严格报名、签到考勤手续。参会人员所属二级单位应当认真配合报名工作，会议召开期间不安排参会人员参加其他活动或承担其他工作任务。参会人员按照会议要求按时签到并全程参加会议，不得无故缺席、迟到、早退。确因特殊情况不能按时签到参会的，最迟应当在会前10分钟向主办单位说明原因，未按时签到且未及时说明原因的，视同缺席。会议主办单位应当及时向校领导报告会议出席情况。

第十七条  全校性会议严格请假手续。会议凡是明确规定参会对象的，原则上不准请假。确因教学、公务出差等特殊情况不能参加会议的，须以书面形式（包括短信、微信等）按会议通知要求向校领导请假，经校领导同意后，由主办单位对书面记录进行请假备案。

第十八条  全校性会议严格会场秩序管理。会议进行期间不得随意离场，随意走动。会议主办单位对会场秩序有维持、管理职责。

第十九条  参会人员未经允许不得将会议材料、音像等资料在网络公开传播。主办单位负责做好会议材料登记发放和回收等工作。

 

第五章  会后总结工作

第二十条  全校性会议宣传工作由学校宣传部门牵头负责。其中一类会议新闻稿件，由学校宣传部门负责供稿；二类会议新闻稿件，由会议主办单位负责供稿，按照程序审核后经学校宣传部门发布。

第二十一条  主办单位根据实际情况草拟会议纪要，协助做好会议决定（精神）的执行和督办督查；参会人员和所属二级单位要强化责任意识，加强协调配合，共同做好工作推进和任务落实；参会人员在会议结束后及时向本单位传达会议精神，研究制定工作落实措施，做好落实工作；党委办公室和校长办公室负责督办督查二级单位贯彻落实会议决定（精神）的情况。

第二十二条  全校性会议材料归档工作，按照学校关于档案管理等相关要求执行。

第二十三条  全校性会议费开支标准和支付方式，按照学校关于会议费管理等相关要求执行。

 

第六章  监督问责

第二十四条  各主办单位有下列行为之一的，由分管校领导负责根据其行为的性质、情节及所造成后果的严重程度进行约谈、通报；构成违纪的，由纪委办公室、监察处依照有关党纪法规和学校规定作出处理；需要追究领导责任的，按照有关党纪法规和学校规定对有关部门、单位及其领导人员实行问责：

（一）没有履行会议年度报备程序的；

（二）没有履行会议会前审批程序的；

（三）没有按照学校大型群众性活动安全管理、疫情防控和应急处置管理等要求，履行其他相关审批程序的；

（四）违反中央八项规定精神及实施细则的；

（五）违反会议经费报销有关规定的；

（六）其他违反本办法行为的。

第二十五条  参会人员和所属二级单位有下列行为之一的，由党委办公室和校长办公室负责，根据其行为的性质、情节及所造成后果的严重程度，经请示校领导后可进行约谈、通报：

（一）未按要求履行报名、签到考勤手续的；

（二）未按要求履行请假手续的，无故缺席或中途无故退席会议的；

（三）未经同意擅自安排他人替代参会的；

（四）违反会场秩序管理要求的；

（五）会后未做好会议决定（精神）相关落实执行工作的；

（六）其他违反本办法行为的。

 

第七章  附则

第二十六条  附属医院（单位）的会议管理制度，可以根据实际情况参照本办法制定。

第二十七条  本办法由党委办公室和校长办公室负责解释。党委办公室和校长办公室对本办法的落实执行负有主体责任，如本办法执行不力，追究党委办公室和校长办公室及主要负责人相应责任。

第二十八条  本办法经2021年第33次学校党委常委会会议审议通过，自发布之日起施行。原《中山大学全校性会议管理办法》（中大办〔2020〕20号）同时废止。